Archivos Documentales

UNIDADES DE CONSERVACIÓN

Escrito por maomauro 19-11-2006 en General. Comentarios (0)

UNIDADES DE CONSERVACIÓN EN ARCHIVOS DOCUMENTALES

 

Dentro de la conservación de los documentos sean folios o expedientes aunque se encuentren agrupados con ganchos o costuras la archivistita se define como unidad de conservación en base a cualquier archivo estas unidades son:  

 

 

·        Paquetes :

 

Es la forma en que barios documentos se almacenan envueltos o amarrados con un cáñamo así fijando en una de sus caras un titulo de identificación 

Como podemos contar es un mecanismo no recomendado para la conservación de estos ya sea por su mal  manipulación o manejo,  ocasionando roturas generando también un ambiente de deterioro biológico y complicando el proceso de depósito, manipulación y consulta. 

 

 

·        Legajos :

 

Partiendo de que es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de papel, formatos y técnicas con una organización  de agrupación de la A-Z. La conservación de estos es empastada en forma de libro, mediante costuras a nervios hundidos o en relieve, para evitar cambios se procede al amarre de pitas o cuerdas.

 

Esta manera muestra las siguientes faltas.

 

-         es frágil contra el polvo y fricción,

-         el cordel termina abarquillando los cartones de la encuadernación pasando ha un deterioro de tipo físico como roturas y rasgaduras,

-         la agrupación indiscriminada de diferentes formatos y tipos de papel,

-         con el tiempo los adhesivos tienden a cristalizarse y se tornan insolubles por lo cual son muy difíciles de remover,

 

 

 

  • libros :

 

Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes técnicas y materiales debido a esta estructura que toma el libro por su pasta dura o blanda, lomo hueco o adherido al mismo, costuras sobre cintas o tiras se toma en cuenta la conservación del documento.

 

 

  • Cajas :

 

Es el instrumento que más ofrece mejor seguridad en cuanto la conservación de documentos durante las fases de depósito y       manipulación en este caso encontramos amplia variedad de estilos entre ellos encontramos.

 

-         Polipropileno

Son bastantes resistentes, de peso ligero y por lo general so bastantes herméticos

Por su peso las hace bastantes ligeras y por lo general son suficientes herméticas esta ultima por su poca ventilación puede general micro-climas que faciliten la difusión de agentes patógenos como hongos y bacterias.

 

 

-         Cartón

Debido que es muy económico por su precio contamos con su  buena resistencia en la manipulación, funcionando así excelentemente como barrera frente fluctuaciones medio-ambientes por lo tanto estos materiales son fabricados con cartones ácidos, requiriendo un recubrimiento que evite la migración por contacto de la acidez del cartón con los documentos como buena recomendación los documentos se guarden con carpetas para evitar algún cambio.    

LA PREVENCION

Escrito por maomauro 19-11-2006 en General. Comentarios (1)

CONSERVACIÓN PREVENTIVA

PARA DOCUMENTOS DE ARCHIVO

 

 

Debido ha una profunda reflexión filosófica, teórico y científica en torno al valor patrimonial, testimonial, documental y material de los bienes culturales, siendo una critica de la restauración surgen tres niveles principales para abordar la problemática de la protección de los bienes del patrimonio como la preservación o conservación preventiva, la conservación y la restauración.            

 

La preservación o conservación preventiva se ocupa en detectar, controlar y erradicar los mecanismos externos del deterioro.

La conservación controla todas las acciones de aplicación directa, así deteniendo la deterioración interna y externamente de ciertos materiales.

La restauración se ajusta aquellos procesos encaminados a recuperara los valores formales y estéticos del bien cultural.

Cada uno de estos niveles cumple su función para una  conservación  historia por medio de los documentos legítimos del patrimonio cultural.

 

En general los aspectos que deben ser contemplados durante los procesos de manipulación son:

 

Al tomar las unidades d conservación de las estanterías, no las hale y evite ejercer fuerza exagerada sobre las partes más débiles (cofia en el coso de libros, una sola de las tapas, etc.) ya que estas operaciones causan debilitamientos y deterioros estructurales a la unidad. 

 

Si el número de unidades que transporta sobrepasa el número de cuatro, sírvase de algún medio de transporte como un carro auxiliar.

 

En caso de no contar con este tipo de medios, transporte solo las unidades que pueda manipular con ambas manos.

 

Evite trasladar los paquetes de sus amares, ya que el cordel o cuerda con el peso de la unidad ocasiona rozaduras, abarquillamientos y fracturas en las tapas y documentos.

 

Consulta externa

Consideramos que uno de los inconvenientes sobre la conservación es debido a la manipulación ejercida por el usuario durante los procesos de consulta. Este problema lo podemos controlar por medio de mecanismos o programas de sensibilización. (Charlas inductivas, videos, carteleras, afiches, plegables).             

 

 

PROGRAMA DE REPRODUCCIÓN

 

 

El interés de tipo reprográficos en las entidades administrativas, bibliotecas y oficinas gubernamentales en general, hemos podido identificar los siguientes métodos reprográficos: el microfilme, las fotografías, las fotocopias y por ultimo el disco óptico sobra decir que para su función es necesario tener una excelente manipulación sobre el documento.

 

 

o       Microfilme

 

Si bien sabemos que la eficacia de sus técnicas y características lo garantizan como el registro legal más aceptable dando así un distanciamiento a los documentos originales. Hemos  notado que para el manejo de este medio el material encuadernado se expone gravemente a una  abertura excesiva, esta implica  someter los empastes a presiones que generen deterioros estructurales y para ciertos casos la desencuadernación  total del volumen para esto es necesario aplicar ciertas recomendaciones.

 

 

Evalué el estado físico y de integridad de la unidad y determine el tipo de encuadernación y su relevancia a nivel histórico.

 

Si se encuentran encuadernaciones muy valiosas en estados de deterioración deberán intervenir los de primeros auxilios (refuerzos estructurales de lomos, nervios, esquinas y hojas de guarda, unión de rasgaduras, etc.) previo a su registro.

Solicite accesoria profesional.

 

Los documentos afectados drásticamente por deterioros de tipo físico y que presenten actividad de agentes biológicos, deberán ser aislados para su tratamiento. Para estos casos aislé la documentación y solicite la asesoría al archivo general de la nación. 

 

Los documentos de muy poco valor histórico y no sean originales pero presenten un alto nivel de deterioro estos podrán ser descuadernados, siempre cuando:

La persona encargada de realizar estos procesos haya sido formada en técnicas de desempaste y que cumplan con los requerimientos exigidos por la conservación.

 

 En caso que los lomos tengan adhesivos cristalizados y de difícil separación estas se retirarían con una mezcla especial posteriormente puede eliminar el adhesivo y sus residuos con una espátula sin filo.

 

Para trasladar documentos bastantes deteriorados con debilidad estructural se sugiere transportarlos con un soporte rígido; lamina acrílica, cartón o cartulina gruesa, preferiblemente de naturaleza neutra.

 

o       Registro fotográfico

 

Al darle el uso adecuado a este sistema en cuanto tiempo de iluminación   los documentos no tendrían que versen afectados por la luz de dicha  bombilla.

 

o       Fotocopia

 

Es el sistema de reproducción mas solicitado por los diferentes tipos archivos siendo de grandes ventajas para los investigadores y para el público en general, claro esta que la persona que no sepa manipular el documento en dicho sistema  puede ocasionarle grandes averías.

PROGRAMA DE MANTENIMIENTO

 

En la mayoría de archivos del país surge una preocupación de cómo se depositan o almacenan ciertos documentos ya que estos los ubican en sitios inadecuados o en zonas aisladas causando así el olvido de dichos documentos por lo general también es donde van a reposar todos aquellos insumos o elementos que se les a dado de baja por la institución exponiéndolos al deterioro por ciertos factores.

 

 

Áreas de depósito y mobiliario  

      

El equipo mínimo debe constar de una aspiradora dotada en su boquilla con una tela de algodón, brochas de cerdas suaves y tela de algodón blanca o bayetilla.

 

Como solvente auxiliar para la limpieza de estanterías podrá utilizar; agua- alcohol 50-50, teniendo presente no usarlo sobre la documentación.

 

Para evitar el levantamiento de polvo en la limpieza de los pisos, humedezca un trapo con poco varsol ya que no afecta las técnicas de registro de la documentación.   

 

Para la estantería y partes externas de la documentación podrá emplearse la aspiradora, evitando el roce y abrasión de los documentos, por contacto.